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Présentation générale

1- Efficacité personnelle

• Ne vivez plus sous la dictature
  de votre messagerie :
  (Gérer efficacement sa messagerie,
  ses priorités et son temps
  pour mieux communiquer)

• Gagnez du temps avec Outllook

• Gestion du temps

2- Communication

• Communication positive
   et assertivité

• Gestion de conflits

• Gestion du stress

• Gestion & animation d'équipe

• Compétences Sociales
  pour Cadres et Dirigeants

Agenda des prochaines formations

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Ne vivez plus sous la dictature
de votre messagerie

Gérer efficacement
sa messagerie, ses priorités et son temps
pour mieux communiquer.

Description :

Parmi les outils de communication à la disposition de vos collaborateurs, le mail est l'outil privilégié tant pour la communication entre collègues, qu'avec les clients ou les partenaires. La messagerie est devenue un outil critique de l'entreprise, mais le développement exponentiel du nombre de mails engendre de nouveaux problèmes d'organisation et d'efficacité dans les équipes.

Critique pour l'entreprise, mais non exempte de critiques, la messagerie est souvent utilisée d'une manière trop peu efficace et pas suffisamment à bon escient : exagération des copies pour info, des messages souvent peu lisibles et dont on ne sait ce qu'on attend comme réponse ou comme action, une attente générale d'urgence sur évaluée, des mails perdus de vue dans des boîtes de réception débordantes, etc ...

Les statistiques sont parlantes : une minute et demi pour lire un mail et trois minutes et demi pour y répondre ... faites le compte ! Traiter ses mail prend facilement chaque jour une heure et demie, voire deux heures, à chaque collaborateur, soit encore 20 à 25% du temps de travail.

De plus, la qualité générale de la communication par mail est très faible : les utilisateurs ont tendance à "écrire comme ils parlent", à peu soigner tant le fond que la forme sous prétexte qu'il "ne s'agit que d'un mail", et que dire de l'attention apportée à l'orthographe.

Pour que la communication par mail soit efficace, il faut qu'elle soit pertinente, structurée et organisée. Communiquer pour être lu, pour être compris, et pour qu'une action soit entreprise : tel est l'objectif.

Objectif :

Il y a donc là un véritable potentiel d'amélioration tant sur le plan de la rentabilité et que sur celui de la qualité -et donc de l'efficacité- de la communication par mail.

C'est cet objectif que nous vous proposons d'atteindre avec cette formation d'une journée que nous pouvons assurer en français et en anglais dans vos locaux -ou dans une salle de séminaires- en Belgique, à Luxembourg ou en France pour des groupes jusqu'à 12 à 15 personnes.

Méthode :

Approche participative essentiellement axée sur des exposés interactifs, des exercices de simulation, des travaux en groupe sur des cas constitués par les mails que les participants auront amenés lors de la formation. La formation comprend une séance de questions/réponses sur la mise en pratique avec Outlook.

Durée :

1 jour.

Contenu du Cours :

• La communication
  • Les différents outils de communication (téléphone, courrier, réunion, meeting), leurs caractéristiques positives et négatives.
  • La place de la messagerie parmi les outils de communication, avantages et inconvénients.
  • La communication "centrée client", application à la communication par Email.
     
• Bien comprendre la problématique du mail pour mieux la maîtriser.
  • Causes, conséquences et solutions.
  • La pression de la messagerie.
  • Attente générale d'urgence.
     
• Composer des mails efficaces (sur base des principes de la communication positive).
  • Communiquer pour être lu, pour être compris, et pour qu'une action soit entreprise.
     
• Email étiquette.
   
• Gestion des priorités par une meilleure gestion des mails entrants.
  • Organisation de sa messagerie.
  • Consulter efficacement sa messagerie.
  • Traiter ses mails suivant les 4D.
     
• Introduction à la gestion du temps et des priorités.
  • Les principales causes de perte de temps.
  • Utilisation de l'agenda et des listes de taches comme outils de gestion du temps.
     
• Organisation de l'archivage des mails traités.
  • Organisation des archives.
  • Archives privées ou publiques.
     
• Questions/réponses sur la mise en pratiques avec Outlook.
   
• Plan d'action pas à pas.